Agencja eventowa jest to firma, która świadczy usługi z zakresu organizacji wydarzeń w imieniu innej firmy. Agencja eventowa jest odpowiedzialna za kontrolę oraz zarządzanie planem wydarzenia, jego przebieg ponadto ma za zadanie przedstawić raport po wykonaniu zlecenia. To ona na podstawie dyspozycji podmiotów tworzy wydarzenie od początku do samego końca odpowiadając za wszystkie jego aspekty. Jest to wsparcie organizatora wydarzenia we wszystkich potrzebnych kwestiach, które zostaną wyszczególnione w umowie.
Czym się zajmuje agencja eventowa?
Agencja eventowa działa wielotorowo. Przede wszystkim ma za zadanie zaplanować wydarzenie, następnie wykonać opracowany plan i złożyć sprawozdanie na temat wydarzenia.
Najważniejsze działania związane z planowaniem to:
- wyszczególnienie obszaru współpracy klienta z agencją
- określenie typu wydarzenia, jego celu i zaproszonych gości oraz wytycznych do zrealizowania
- ustalenie budżetu wydarzenia
- ustanowienie wyglądu wydarzenia i branding
- stworzenia planu wydarzenia do akceptacji klienta
- podjęcie działań związanych z negocjacjami oraz kontaktem z kontrahentami pracującymi przy wydarzeniu.
Wykonanie wydarzenia jest związane z:
- zarządzaniem uczestnikami wydarzenia
- nadzorem nad przebiegiem i postępem wydarzenia zgodnie z planem
- wszelkie kwestie związane z logistyką m.in fotograf, dekoracja, jedzenie
- zapewnienie spójności działań wszystkich zaangażowanych w wydarzenie
- obserwacja i w razie potrzeby podjęcie działań w celu szybkiego rozwiązania pojawionego się problemu
Ostatnim etapem jest złożenie relacji z wykonanego wydarzenia, obejmuje to :
- przedstawienie dokumentacji związanej z wydarzeniem
- sprawozdanie z wykonania budżetu.
Jakie wydarzenia organizują agencje eventowe?
Agencja eventowa może zorganizować wydarzenia związane z działaniami biznesowymi. Będą to szkolenia, konferencję oraz spotkania integracyjne.
Innym typem projektu, który może zorganizować agencja eventowa są targi oraz wystawy. Może dotyczyć to uczestnictwa jednego klienta w wystawie lub targu, lub organizację całej wystawy lub targów.
Kolejnym rodzajem zdarzenia, jakie może zorganizować agencja eventowa jest konferencja prasowa dla marki, firmy lub określonego podmiotu.
Agencje eventowe zajmują się również organizowaniem konwencji o różnych tematach i dotyczących różnych dziedzin.
Agencje eventowe działają na rzecz prywatnych podmiotów oraz publicznych, w zależności od obszaru swojej działalności i specjalizacji.
Z kim współpracują agencje eventowe w celu zorganizowania wydarzenia?
Agencja eventowa jest podmiotem odpowiedzialnym przed klientem za wszelkie problemy, niedociągnięcia oraz błędy. Natomiast nie działa ona sama tworząc wydarzenie. Agencja eventowa współpracuje z wieloma podmiotami. Kolaboruje przy organizowaniu zdarzenia z firmami zajmującymi się cateringiem, sprzątaniem, ochroną wydarzenia, zapewnieniem odpowiedniej dekoracji, stworzeniem oprawy fotograficznej oraz wideo wydarzenia. Dodatkowo agencja eventowa wspomaga się specjalistami z agencji HR i agencji marketingowej. Potrzebne są osoby do zapewnienia odpowiedniej wizualizacji świetlnej, nagłośnienia, stworzenia przestrzeni eventowej. Te wszystkie firmy oraz osoby współdziałają razem z agencją eventową w celu stworzenia i zorganizowania uroczystości na jak najwyższym poziomie spełniając oczekiwania klienta.
Reasumując agencja eventowa całościowo zajmuję się organizacją wydarzenia, jest odpowiedzialna za jego przygotowanie oraz przebieg. Zajmuje się ona zarówno kwestiami technicznymi jak i tematem wydarzenia oraz innymi kwestiami merytorycznymi. Agencja eventowa działa w oparciu o wiedzę i doświadczenie, dzięki czemu każde zdarzenie ma odpowiednią oprawę oraz przynosi zamierzony skutek.